Ārlietu ministrijas fizisko personu datu aizsardzības noteikumi

11.12.2019. 10:25

Ārlietu ministrijas fizisko personu datu aizsardzības noteikumi (turpmāk – Noteikumi) nosaka kārtību, kādā Ārlietu ministrijā, tās struktūrvienībās un ārlietu ministra padotībā esošajās institūcijās (turpmāk – Institūcija) tiek nodrošināta normatīvajos aktos noteikto prasību ievērošana saistībā ar fizisko personu datu aizsardzību.

pc28网投Šie Noteikumi attiecas uz jebkura veida informāciju Institūcijas rīcībā (turpmāk – Personas dati), kas ir attiecināma uz identificētu vai identificējamu fizisku personu (turpmāk – Datu subjekts). 

 

Fizisko personu datu pārziņa kontaktinformācija

pc28网投Datu pārzinis ir Latvijas Republikas Ārlietu ministrija, reģ. Nr.: 90000069065, K.Valdemāra iela 3, Rīga  LV-1395.

 

Fizisko personu datu drošība un aizsardzība

Personas datu apstrāde Institūcijā tiek veikta saskaņā ar (turpmāk – Regula), (turpmāk – FPDAL) un citiem normatīvajiem aktiem.

 

Datu apstrādes principi

Likumīgums, godprātība un pārredzamība –  dati tiek apstrādāti likumīgi, godprātīgi un datu subjektam pārredzamā veidā.

Nolūka ierobežojums – dati tiek vākti konkrētos, skaidros un leģitīmos nolūkos, un to turpmāko apstrādi neveic ar nolūkiem nesavietojamā veidā.

Datu minimizēšana – dati ir adekvāti, atbilstīgi un ietver tikai to, kas nepieciešams to apstrādes nolūkos.

Glabāšanas ierobežojums – dati tiek glabāti veidā, kas pieļauj datu subjektu identifikāciju, bet ne ilgāk kā nepieciešams nolūkiem, kādos attiecīgos personas datus apstrādā. Personas datus var glabāt ilgāk, ciktāl personas datu apstrāde tiek veikta tikai arhivēšanas nolūkos sabiedrības interesēs.

Integritāte un konfidencialitāte – dati tiek apstrādāti tādā veidā, lai tiktu nodrošināta atbilstoša personas datu drošība, tostarp aizsardzība pret neatļautu vai nelikumīgu apstrādi un pret nejaušu datu nozaudēšanu, iznīcināšanu vai sabojāšanu, izmantojot atbilstošus tehniskos vai organizatoriskos pasākumus.

Fizisko personu datu apstrādes nolūks un to iegūšana

pc28网投Personas datus Institūcija apstrādā normatīvajos aktos noteikto prasību izpildei.

Institūcija iegūst un apstrādā šādu personu datus:

1) Datu subjekta datus iesniegtā Institūcijas kompetencē esoša lūguma, sūdzības, priekšlikuma, jautājuma vai informācijas pieprasījuma izskatīšanai;

2) ministrijas telpu apmeklētāju datus (caurlaižu un iekšējās drošības nodrošināšanai Ārlietu ministrijas ēku personas var apmeklēt tikai ar iepriekš pieteiktu caurlaidi, kuras izveidošanai ir nepieciešams personas vārds, uzvārds, personas kods, amats, attiecīgās institūcijas nosaukums);

3) diplomātisko un konsulāro pārstāvniecību ārvalstīs apmeklētāju datus (iekšējās drošības nodrošināšanai tiek iegūts personas vārds, uzvārds, personas kods, amats, attiecīgās institūcijas nosaukums);

4) līgumslēdzēju datus;

5) personāla atlases procesa dalībnieku datus (fiziskas personas dati tiek ievākti saskaņā ar Valsts civildienesta likumu un Darba likumu);

6) konsulārās palīdzības un konsulāro pakalpojumu saņēmēju datus;

7) dati var tikt iegūti, organizējot lekcijas un seminārus  (personas dati var tikt ievākti lekciju un semināru organizatoriskām vajadzībām);

8) personu datus, kas saistītas ar Latvijas interešu pārstāvību Eiropas Cilvēktiesību tiesā (ECT) un Apvienoto Nāciju Organizācijas (turpmāk – ANO)  individuālo sūdzību izskatīšanas procesā. Saskaņā ar Ministru kabineta 2017.gada 7.marta noteikumiem Nr.121 “Pārstāvības kārtība starptautiskajās cilvēktiesību institūcijās”, Latvijas pārstāvim starptautiskajās cilvēktiesību institūcijās ir tiesības no datu pārziņiem, valsts un pašvaldību iestādēm,  pieprasīt informāciju, kas nepieciešama, lai veiktu efektīvu pārstāvību ECT vai ANO individuālo sūdzību izskatīšanas ietvaros.

9) datus, kas iegūti, monitorējot publiski pieejamu informāciju medijos, to starpā sociālajos medijos, t.sk. izmantojot sociālo mediju monitorēšanas rīkus. Šie dati apkopotā formā var tikt izmantoti, lai izveidotu pārskata ziņojumus, kas var tikt izplatīti valsts pārvaldes darbiniekiem Latvijā un partnervalstīs Eiropā un ASV. Ziņojumi tiek anonimizēti, un tajos neiekļauj personas datus, kas iegūti no mediju monitorēšanas. Mērķis ir nodrošināt uz pierādījumiem balstītu un koordinētu pieeju, lai atklātu, izvērtētu un vērstos pret potenciāli kaitīgu dezinformāciju.

 

Fizisko personu datu kategorijas un veidi

Institūcijas rīcībā var būt pieejami šādi fizisko personu datu veidi:

pc28网投1) vispārēja identifikācijas informācija (vārds, uzvārds, personas kods, dzimšanas datums, dzimums, vecums, pases dati);

2) vispārīga kontaktinformācija (tālruņa numurs, deklarētā adrese, korespondences adrese, e-pasta adrese);

3) īpašu kategoriju personas dati, kas saistīti ar konsulārajiem pakalpojumiem un konsulārās palīdzības sniegšanu, atbilstoši normatīvajiem aktiem:

3.1. biometriskie dati (fotogrāfija, pirkstu nospiedums, augums);

pc28网投3.2. medicīniskie dati;

3.3. dati par sodāmību;

3.4. reliģiskie dati;

4) īpašu kategoriju personas dati, kas publicēti sociālajos medijos, un iegūti, veicot sociālo mediju monitorēšanu.

Institūcija, apstrādājot Personas datus, ievēro attiecīgās drošības prasības un nodrošina datu konfidencialitāti, atbilstoši normatīvo aktu noteiktām prasībām. Institūcija rūpējās par tās rīcībā esošo Personas datu drošību, ievērojot atbilstošus tehniskos un organizatoriskos pasākumus, lai nodrošinātu tādu drošības līmeni, kas atbilst riskam.

Fizisko personu datu apstrādes tiesiskais pamats

pc28网投Institūcija pirms Personas datu apstrādes veikšanas izvērtē datu apstrādes darbību likumīgumu. Institūcija galvenokārt apstrādā fizisko personu datus uz oficiālo pilnvaru un tai attiecināmu juridisku pienākumu pamata.

pc28网投Papildus Institūcija var apstrādāt personas datus, pamatojoties uz Datu subjekta piekrišanu, piemēram, pamatojoties uz iesniegumu.

Fizisko personu datu glabāšana

Personas dati tiek glabāti normatīvajos aktos noteiktā kārtībā, ievērojot atbilstošus datu aizsardzības drošības pasākumus, un tādā apmērā, kā tas ir nepieciešams Datu apstrādes nolūkiem. Institūcijas darbinieki strikti ievēro konfidencialitātes prasības.

Datu subjekta tiesības attiecībā uz Institūcijas personas datu apstrādi

pc28网投Datu subjektam ir tiesības saņemt no Institūcijas informāciju,  kas ir saistīta ar personas datu apstrādi, iesniedzot iesniegumu normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā:

1)     elektroniskam informācijas pieprasījumam ir jābūt parakstītam ar drošu elektronisko parakstu;

pc28网投2)     autorizējoties portālā ;

pc28网投3)     Ārlietu ministrijai adresētā pasta sūtījumā, ar pašrocīgu parakstu;

4)     rakstveida informācijas pieprasījumu Datu subjekts var iesniegt klātienē, aizpildot pieprasījumu par datu kopiju izsniegšanu un uzrādot personu apliecinošu dokumentu, Latvijas Republikas Ārlietu ministrijā, K.Valdemāra ielā 3, Rīgā, to iepriekš saskaņojot ar Datu aizsardzības speciālistu.

 

Ārlietu ministrija, aizsargājot datu subjektu tiesības, ir tiesīga pieprasīt papildu informāciju, lai nepārprotami identificētu iesniedzēju.

Datu subjekta informācijas pieprasījumu Institūcija izskata viena mēneša laikā no pieprasījuma saņemšanas dienas atbilstoši Regulas un FPDAL noteiktajai kārtībai.  Nepieciešamības gadījumā informācijas pieprasījuma izskatīšanas termiņu var pagarināt vēl uz diviem mēnešiem, ņemot vērā pieprasījumu sarežģītību un skaitu.

pc28网投Institūcija pēc iesnieguma izskatīšanas veic vienu no šādām darbībām:

1)     izsniedz Datu subjektam pieprasīto informāciju;

2)     sniedz pamatotu rakstveida atteikumu informācijas izsniegšanai;

pc28网投3)     informē Datu subjektu par veiktajām darbībām (datu papildināšana, labošana, dzēšana) saistībā ar informācijas pieprasījumā izteikto prasību.

Elektroniskus informācijas pieprasījumus aicinām sūtīt Ārlietu ministrijas datu aizsardzības speciālistam uz e-pastu: Šī e-pasta adrese ir aizsargāta no mēstuļu robotiem. Pārlūkprogrammai ir jābūt ieslēgtam JavaScript atbalstam, lai varētu to apskatīt.

pc28网投Rakstveida informācijas pieprasījumus adresēt Ārlietu ministrijai, K. Valdemāra ielā 3, Rīgā  LV-1395.

 

Datu aizsardzības speciālista kontaktinformācija

pc28网投Lai iegūtu papildu informāciju par Fizisko personu datu apstrādi Institūcijā, aicinām sazināties ar datu aizsardzības speciālistu:

Šī e-pasta adrese ir aizsargāta no mēstuļu robotiem. Pārlūkprogrammai ir jābūt ieslēgtam JavaScript atbalstam, lai varētu to apskatīt.

 

Datu subjekta tiesības iesniegt sūdzību par datu apstrādi Institūcijā

pc28网投Ja Datu subjekts uzskata, ka Institūcija, veicot personas datu apstrādi, ir pārkāpusi tā tiesības saskaņā ar spēkā esošajiem normatīvajiem aktiem, Datu subjektam ir tiesības iesniegt sūdzību par personas datu apstrādi Datu valsts inspekcijai:

Datu valsts inspekcija

pc28网投Blaumaņa iela 11/13-11,

Rīga, LV-1011

Tālrunis: 67 22 31 31

pc28网投Fakss: 67 22 35 56

E-pasts: Šī e-pasta adrese ir aizsargāta no mēstuļu robotiem. Pārlūkprogrammai ir jābūt ieslēgtam JavaScript atbalstam, lai varētu to apskatīt.

Institūcija ir tiesīga Noteikumos veikt izmaiņas un papildinājumus, publicējot aktuālos datu aizsardzības noteikumus https//mfa.balysica.com sadaļā “Datu aizsardzība”.